Freelancer - chuẩn bị gì?

Ngành giám sát hàn và đại diện khách hàng làm việc freelancer, cách hiểu khác là B2B mang đến anh em nhiều cơ hội học hỏi và kỹ năng, ngoài kiểm tra chúng ta còn có nhiều tư duy khác như kiểm soát tiến độ, hiểu tổng thể, hiểu các yêu cầu mong muốn từ khách hàng, giao tiếp với nhà thầu, hơn thế nữa phải biết cách làm thế nào nhận tiền, tạo báo giá cạnh tranh, …

Topic này mình chia sẽ những kiến thức, công cụ và các kỹ nẵng để có thể đáp ứng yêu cầu khách hàng. Tùy theo mỗi khách hàng có các yêu cầu khác nhau, nên anh em cần chú ý đến thời điểm và mong muốn khách hàng mình là gì.

Profiles

Experienced resume

  • Resume (CV) thể hiện đơn giản, ngắn gọn và dạng keyworks. Theo mình thấy, người có trên 10 năm kinh nghiệm thì họ chỉ viết đơn giản với project name & responsibility.

  • Nội dung CV ngắn gọn trong 3-4 pages, định dạng A4 - *.docx, nếu tiệp *.pdf thì nên đính kèm chứng chỉ.

  • Vì vốn tiếng anh hạng chế, bạn có thể sử dụng job_descriptions để mô tả resume phù hợp với kinh nghiệm hiện có. [Tips: sử dụng assistant trong MS Word sẽ có đầy đủ cho bạn xem].

Name card

  • Đa số mọi người không cần, mình khuyên nên làm vì nó giúp ích cho bạn rất nhiều trong giao tiếp. Tham khảo name card cá nhân của mình. Bạn cần in và advesting, mình hỗ trọ.
    image

Email

  • Khuyến nghị nên đặt tên email dạng [email protected] tên trước sau đó đến họ. Không nên đặt tên email với họ để trước vì khách hàng bạn không nhớ nỗi có bao nhiêu Mr. Nguyễn ở Việt Nam.

  • Nếu bạn có nhu cầu sử dụng email với domain weldinginspections.net, mình sẽ hỗ trợ vào group và có tính phí theo gói dịch vụ Microsoft. Phí sẽ không cao nhưng được sử dụng các dịch vụ của microsoft, team, project, outlook exchange, …

  • Nếu có thể, tạo cho chính bạn một brandname riêng bằng cách mua một tiên miền .vn hoặc .com sau đó khởi tạo email cá nhân. Về giá sẽ không cao, mua domain tại tenten và mua hosting email microsoft. Khuyến nghị đặt tên miền dễ nhớ và dưới 8 ký tự.

Tại sao bạn dùng domain VN và Microsoft hosting? vì giá rẻ và tiện, an toàn, và lưu trữ domain ở Viet Nam …

Bank account

  • Bạn muốn nhận tiền wire transfer từ nước ngoài về phải có số SWIFT hoặc IBAN. Sau đây là mẫu bạn có thể tham khảo TK của mình (nhớ thay thông tin nhé). Tài khoản từ ngân hàng khác thì hãy liên hệ nhân viên để được hỗ trợ.

NOTE

  • Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân, nếu thông tin sai sẽ rất vất vả để xác nhận tài khoản và tiền cho bạn.
  • Khuyên dùng tài khoản USD để nhận tiền và bán ngoại tệ qua app của ngân hàng rất nhanh.

NGUYEN DUY BIEN – NGUYỄN DUY BIÊN
Personal Income Tax: 8110000000

Holder name: NGUYEN DUY BIEN
Account No.: 7601 0000 0000 (USD)
Joint Stock Commercial Bank for Investment and Development of Vietnam
BIDV Tower, 35 Hang Voi, Hoan Kiem, Ha Noi
Swift Code: BIDVVNVX

Signature

  • Chữ ký mẫu, để chèn vào báo cáo, định dạng file là *.PNG để xóa background.
  • Chữ ký email ít nhất phải rõ tên, điện thoại (bao gồm 0084) và email để đối tác tiện liên lạc công việc mỗi cuối email. Có rất nhiều mẫu chữ ký bạn có thể tham khảo Email signature.zip (917.2 KB) .

Tại sao phải dùng chữ ký mẫu?

Bạn sử dụng chữ ký để xác nhận vào file *.docx hoặc *.pdf. [Cập nhập] phần mềm đọc file pdf có hỗ trợ chèn chữ ký vào file.

Linkedin

Bạn cần một tài khoản linkedin để theo dõi và kết nối với bạn bè, khách hàng. Luôn luôn nghĩ đến việc hỗ trợ và theo dõi các kết nối để thêm giá trị. Nguyên tắc “CHO ĐI” trước thì bạn sẽ nhận lại giá trị sau này. Đừng ngồi đó chờ sung rụm để nhận kết quả, sẽ không có kết quả tốt cho người đợi SUNG.

Làm sao để họ biết và tin tưởng bạn?

  • Thường xuyên cập nhập nội dung và đăng hình ảnh chất lượng (mỗi tuần 1 topic là đủ), không comments dạo, comments nội dung mang tính xây dựng & hỗ trợ.

  • Comments trên các topic liên quan, thể hiện sự hiểu biết và thật sự chia sẽ, mong muốn giúp đỡ cho các network. Nếu bạn muốn nhận nhiều network tốt thì hãy cho đi và nhận lại sau.

  • Nên đăng content kết hợp hình ảnh, sử dụng ứng dụng xử lý hình ảnh canva.com trước khi đăng bài.

Mời bạn kết nối Linkedin với mình tại (https://www.linkedin.com/in/biennd/).

Thêm địa chỉ tốt để bạn following và comments, hãy sử dụng tiếng anh thật nhiều để tăng vốn từ vựng nhé, liên kết cộng đồng trên Linkedin theo link https://www.linkedin.com/company/welding-inspections/

Bạn ưu tiên kết nối với bạn bè, khách hàng qua mạng xã hội và text với họ để hạn chế spam email.

Lợi ích của Linkedin là có tính năng InMap, họ có thể giúp bạn kết nối với những người cùng ngành nghề và các liên kết khác theo cấp độ 1 đến 3. Nếu bạn muốn tìm nhiều hơn nữa, hãy đang ký Linkedin Premium là có tính phí. Lần đầu đăng ký được free 1 month, hãy sử dụng thử nhé. Chỉ cần thiết lập payment method - paypall hoặc credit card là đủ rồi. Đến ngày thứ 29, nếu bạn không muốn sử dụng có thể hủy mà không mất phí. Để biết chi tiết hơn, mình khuyên bạn nên kết nối với những người có nút VÀNG trên Linkedin,

Quotation and Invoice

Local

  • Anh em tự deal giá và xác nhận là được, lưu ý thuế thu nhập cá nhân và dạng hợp đồng. Hợp đồng chuẩn bị bởi công ty thuê nhân sự.

B2B

  • Loại hình B2B rất phổ biến, đa phần nhận tiền qua wire transfer và giá là NET. Anh em lưu ý lập tài khoản USD.

  • Mình khuyên nên lập tài khoản tại hai ngân hàng khác nhau, tránh bỏ chung trứng vào 1 rỗ. Khuyến nghị BIDV,VCB, Vietinbank.

Format

  • Bạn tùy chọn và copy một format phù hợp để xác nhận các bên hoặc yêu cầu bên employer ban hành agreement contract. Sau đó xác nhận.

  • Email cho mình để nhận template tham khảo.

Invoice

  • Bạn phải có timesheet & invoice để nhận tiền, bao gồm tài khoản ngân hàng.

Tools

Sau đây là một số công cụ mình thường xuyên sử dụng và làm việc, rất là hiệu quả.

Computer

  • Chắc chắn mỗi inspector cần có laptop để làm việc, có thể kết nối HDMI, video call, chạy office và phần miềm view 3D là ổn rồi. Trường hợp bạn làm cho cty thì sử dụng máy PC cho ổn định và giảm chi phí.

Microsoft Office 365

  • Dành cho PC/Laptop: MS word, excel, powerpoint, onenote, access.
  • Khuyên nên sử dụng phần mềm có bản quyền để được cập nhập thường xuyên. Hạn chế dùng bản crack vì một số công ty có thể phát hiện phần mềm từ file crack.
  • Có nhiều gói, bạn nên sử dụng gói Microsoft Family cho 6 người sử dụng PC và 6TB Onedriver. Máy tính của bạn chỉ cần 1 ổ đĩa SSD 128 GB có thể sử dụng tốt và có thể backup nhanh.
  • Ưu điểm của onedrive là bạn có thể gủi báo cáo file đính kèm vài trăm MBs hoặc hơn cả GBs, bằng cách tạo link để cho người nhận download.
  • Nên lưu dữ liệu trên Onedrive thay vì ổ cứng SSD. Trường hợp xấu nhất là ổ cứng SSD bị hỏng thì chỉ cần kích hoạt lại account có thể xem tất cả dữ liệu cũ.

Microsoft Team

  • Xu hướng thịnh hành cho làm việc online và nhiều công ty sử dụng, ngoài ra còn có Zoom. Email cá nhân có thể đăng ký free.
  • Ngoài ra bạn cũng nên dùng thêm skype, đôi lúc khách hàng cần phỏng vấn riêng.

Microsoft Planner

  • Công cụ khá tuyệt vời để bạn theo dõi công việc và schedule công việc.
  • Công cụ này tích hợp vào với To-Do-List.

Google photo

  • Nơi tốt nhất bạn nên lưu trữ hình ảnh và không giới hạn. Nếu đã có Onedrive thì cũng nên dùng song song để lưu trữ hình và video.

Canva

  • Công cụ định dạng kích thước ảnh và xử lý hình ảnh nhanh và có nhiều template để publish. xem thêm www.canva.com
  • Bạn có thể định dạng size ảnh để đăng trên Linkedin, facebook hay làm các poster, banner, … có ứng dụng làm card visit, có đủ để xài cho mục đích cá nhân.

Screenpresso

  • Công cụ tuyệt vời để sử dụng dấu mũi tên và chú thích trên hình. Mình thường dùng để chi tiết hình ảnh và focuss cho khách hàng. www.screenpresso.com.

PDF Reader

  • Để gọp báo cáo, nối file pdf, tạo bảo mật file hoặc chèn chữ ký điện tử thì adobe là lựa chọn tuyệt vời, nhưng chi phí bản quyền thì quá cao. Lựa chọn cho bạn là PhantomPDF, mua one-time thì tầm 150 SGD. Mình đang xài và khá ổn.

Whatsapp

  • Tại Việt Nam thông dụng zalo, nhưng bạn cần làm việc quốc tế phải có whatsapp, line, kakaotalk, … Mình luôn duy trì whatsapp để liên lạc và giao tiếp với khách hàng nước ngoài.

Antivirus

  • Để hạn chế thư rác và các file rác nguy hiểm, bạn nên mua 1 app sử dụng để hạn chế, giá tầm 350k mỗi năm. Mua trong nước thì rất nhanh và có liền, còn mua trên amazon thì chọn đợt flash sales hoặc ngày lễ mua sắm thì thời gian thích hợp mua hàng giảm giá và chất lượng.

3D Viewer

  • Sử dụng tốt AutoCAD true view, Naviworks freedom, và một số ứng dụng khác (nếu dự án cần). Mình ít xài vẽ 3D nên chủ yếu cài pdf và viewer là đủ cho công việc.

Specifications

Đọc hiểu các yêu cầu kỹ thuật rất quan trọng lúc phỏng vấn và làm việc. Khách hàng mong muốn tìm người làm được việc và hiểu vấn đề, hơn là tìm người chưa có kinh nghiệm. Họ luôn đánh giá các rủi ro với chi phí phù hợp.

Còn bạn thì sao, mong muốn tìm công việc tốt, lương cao, và nhẹ nhàn. Nói ra hơi khó, nhưng bạn cũng biết nhiều anh có job như vậy đúng không. Xin thưa đúng thế, để được như thế họ đã trãi qua các quá trình và rèn luyện, đào thãi của môi trường. Đó là lúc họ nhận lại, bạn không nên so sánh. Hãy bắt đầu học đi là được rồi, đọc thật nhiều yêu cầu kỹ thuật (specifications), để hiểu các ngữ cảnh và nội dung công việc, các yêu cầu chung, yêu cầu đặc biệt. Nói chung là các thể loại, có thể ngoài phạm vi công việc của bạn. Nó không dư đâu nhé, mình hiểu rõ chỗ này. Bạn biết đấy, mình làm QC nhưng phải biết về các lĩnh vực khác qua phương pháp đánh giá rủi ro.

Nhiều lần đọc như thế, kiến thức tiếng anh cũng nâng lên thêm ít bậc và kỹ năng xử lý tình huống có thể tốt hơn qua cách hiểu. Cách xử lý đơn giản và gọn nhẹ sẽ giúp bạn rất nhiều đấy. Hãy đọc thêm topic “giải quyết vấn đề” để góp ý thêm với mình nhé.

Với cá nhân mình, tiếng anh rất tệ cho đến khi lấy CSWIP 3.1 và sự hỗ trợ nhiệt tình từ các sếp nên may đâu có ít kiến thức tiếng anh. Do đó, mình mong muốn chia sẽ lại cho anh em xem như là thêm chút động lực học hành, làm việc.

Topic có thể bạn quan tâm: checklist dành cho giám sát chất lượng QA/QC. Nếu bạn là người mới hãy xem thêm về giám sát hàn.

Qualification

Theo mình thấy, các kết nối mạnh (dành cho mối quan hệ tin tưởng) họ liên hệ qua lại và tin tưởng nhau. Nếu bạn là người mới kết nối về B2B với các đơn vị agency nước ngoài. Họ xem bạn là các kết nối yếu, nên họ đánh giá bạn qua các chứng nhận như CSWIP, CWI, API, … Nói chung tùy theo phạm vi công việc, họ có thể yêu cầu các ứng viên đáp ứng.

CSWIP và CWI là hai cần câu cơm mà mọi người thường dùng, hãy lấy nó càng sớm càng tốt. Nhờ có CSWIP, mà vốn tiếng anh của mình cải thiện rất nhiều (đối với cá nhân nhận xét). Bạn hãy thử xem sao.

Vì dành nhiều thời gian học CSWIP 3.1/3.2 nên mình có thể giúp bạn nhiều ở môn này. Hãy liên hệ để mình đưa vào group hỗ trợ, có thể online hoặc offline.

Những topic dành cho bạn, những topics này đủ các câu hỏi để bạn ôn kiến thức, làm bài và trao đổi online.

Lưu ý: Hãy nhắn tin cho mình để đưa bạn vào group kín để hỗ trợ tốt hơn.

Reports

Báo cáo là yêu cầu bắt buộc, bạn phải báo cáo kết quả làm việc. Họ sẽ quy định trong work-instruction trước khi bạn chính thức join công việc.

  • Flash report: thường trong vòng 4h sau khi kết thúc công việc.

  • Visit report: thường là 24h, sau khi kết thúc công việc.

  • Weekly report: thường cuối tuần hoặc ấn định 1 ngày theo yêu cầu.

  • Expediting report: thường là 24h, sau khi kết thúc công việc.

  • Other reports: các báo cáo khác bạn nên gủi kèm theo báo cáo ngày hoặc tuần, thường là báo cáo visual, dimension, NDT, material, NCR …

Ngoài ra, có một số báo cáo khác, tùy theo Client yêu cầu mà bạn phải đáp ứng. Tốt nhất nên thông nhất và xem trước template khi tiếp nhận công việc. mmột số trường hợp không defined scope nên báo cáo rất vất vả và không đáp ứng đủ yêu cầu trong form.

Lưu ý: Tránh những tranh cãi không đáng, tất cả các thông tin bạn đưa vào báo cáo về lỗi không phù hợp (NC) nên thông báo trong cho Vendor và xác nhận trước khi rời văn phòng. Để đảm bảo rằng họ đã nắm rõ những điểm cần khắc phục và cách xử lý tiếp theo.

Flash reports

Thường dành từ 15" đến 30" mỗi ngày để cập nhập. Nội dung đơn giản và kèm hình ảnh như:

  • Hạng mục: kiểm tra hạng mục gì? kết quả, dụng cụ sử dụng kiểm tra, kết quả xác nhận với ai, số lượng đã kiểm tra, số lượng tồn đọng, …

  • Hình ảnh: nên tập trung vào mục cần kiểm tra và chi tiết nội dung kiểm tra cụ thể, dung sai, kích thước chấp nhận, … cách giải thích nhanh và dễ hiểu đến khách hàng.

  • Trường hợp, phát hiện không phù hợp (NCR) thì phải nói rõ dựa vào đâu để biết không phù hợp, làm việc với các bên liên quan của nhà sản xuất để biết kế hoạch sửa chữa và khắc phục thế nào? khi nào hoàn thiện? kết hoạch mời kiểm tra lại như thế nào? Hình ảnh cũng phải chi tiết rõ chi tiết và số lượng không phù hợp.

Weekly reports

  • Báo cáo tổng kết lại tuần vừa qua làm được gì, chấp nhận những gì, tồn đọng những gì. Do đó, anh em nào làm báo cáo flash report chi tiết thì nhẹ phần cuối tuần.

  • Bạn nên liệt kê danh sách để biết progress kiểm tra thế nào trên mỗi hạng mục. Dựa vào đó, bạn có thể làm việc với vendor kế hoạch sắp tới hoặc kế hoạch extent kiểm tra như thế nào?

  • Nên hỏi các bên liên quan về kế hoạch kiểm tra cho NOI tiếp theo và cho những hạng mục tồn động.

Form format

  • Inspection report, theo template của khách hàng hoặc agency, cũng rất tiện để bạn fill thông tin, cái khó nhất là làm sao để gom đủ thông tin đưa vào báo cáo. Khi về nhà không lăng tăng để xin hình hoặc hỏi thêm chi tiết khác.

  • Content reports, bạn hãy fill những thông tin về công việc đã kiểm tra, tồn đọng, kế hoạch tiếp theo như thế nào, ký báo cáo kiểm tra và scan file để đính kèm hồ sơ.

  • Photo report, bạn không cần giảm từng file ảnh chỉ cần làm theo hướng dẫn thì ảnh sẽ tự resize trong khung word [fixed column width]. Nội dung báo cáo hình nên giải thích rõ làm gì, dựa vào đâu và đánh giá kết quả.

Photo reports

  • Nếu không yêu cầu cụ thể, chọn khung hình [3:4], sử dụng máy điện thoại thì chụp hình dạng nằm ngang.

  • Nội dung hình ảnh phải rõ nghĩa và đủ thông tin tham khảo, đúng chủ đề báo cáo, đánh giá accepted /rejected.

Tips

Communication [email]

Thực tế đối với mình, công việc chiếm 85% liên quan giao tiếp và 15% liên quan kỹ thuật, chủ yếu liên quan đến các kỹ năng mềm, kỹ năng xử lý tình huống và đàm phán.

Có rất nhiều phương pháp giao tiếp, bạn có thể tìm hiểu online và những email nào bạn nên gửi:

  • Email cảm ơn
  • Email xác nhận
  • Trả lời email khách hàng hoặc đến nhà sản xuất.

Bidding

Báo giá hợp lý với kinh nghiệm của bạn thì hy vọng có công việc như mong đợi. Không ai cũng khéo như thế, bản thân mình cũng cân nhắc khá nhiều. Quan trọng là tiêu chí của bạn thế nào, giá nào bạn có thể làm được.

  • Nếu network của bạn chưa đủ mạnh thì chọn lối đi bềnh vững với giá hợp lý. Hãy làm tốt nhất có thể, trung thực, chân thành thì khách hàng sẽ quay lại.

  • Báo giá cạnh tranh dựa vào yêu cầu công việc và khu vực công việc. Bạn có thể báo giá tốt nhất có thể và chi phí ăn ở đi lại. Tham khảo mẫu báo giá.

Quá trình báo giá qua lại rất tốn thời gian và ding-dong email. Để giảm thiểu quá trình này bạn nên chuẩn bị thật kỹ resume phù hợp với yêu cầu JD, và đưa ra giá hợp lý. Nên sử dụng whatsapp/zalo để trao đổi trước, sau cùng là chốt email.

  • Resume chuẩn bị là file *.docx. Có thể họ sẽ thay đổi mẫu CV cho phù hớp với format.

  • Chứng chỉ đính kèm trong email để trình với khách hàng, hãy zip lại 1 file để đính kèm. Hạn chế sử dụng đính kèm nhiều file cùng lúc vào email, có thể đối tác khó chịu hoặc copy thiếu file. Dẫn đến, nội dung họ đánh giá không đúng về bạn. Tất nhiên bạn cần việc thì không muốn việc này xãy ra.

Interview

Dù bạn được giới thiệu (recommend) hoặc chưa rõ về nhà khách hàng, bạn phải tham gia ít nhất cuộc gặp để họ biêt bạn là ai, đến từ đâu, nhớ mang theo namecard để trao đổi với khách hàng.

Nội dung phỏng vấn có rất nhiều nội dung trao đổi, nhưng cái họ có thể cần ở bạn là:

  • Giá trị bạn mang đến là gì?
  • Làm sao để làm tốt công việc?
  • Tại sao họ chọn bạn?

Kêt thúc phỏng vấn nhớ nói lời “thank you” và “email cảm ơn đến họ”.

Problem Solving

Internal personal skills là kỹ năng rất quan trọng và cần có, đừng để việc đi quá xa và không thể nói chuyện và giao tiếp được với nhau, giữa nhà thầu với khách hàng hoặc các bên liên quan khác. Bạn phải nghiêm túc và hợp tác để xử lý vấn đề, đó là cái khách hàng cần ở bạn để kết nối lâu dài.

Topic có thể bạn quan tâm: giải quyết vấn đề, làm rõ vấn đề kỹ thuật

Nếu bạn muốn tham gia vào danh mục INSPECTOR MAILING LIST của mình, mời bạn tham gia danh mục Inspector với mình nhé:


Topic này sẽ cập nhập tiếp …


6 Likes